Oryantasyon Nedir? İK Açısından Öne Çıkan 5 Faydası
Günümüz kurum kültürünün ayrılmaz bir parçası haline dönüşen oryantasyon, insan kaynakları uygulamalarının da başaktörü konumunda. Özellikle yeni işe başlayan çalışanların kuruma olan bağını kısa süre içerisinde güçlendirmek amacına istinaden yürütülen uygulama, profesyonel takip ve planlamaya gereksinimin ön plana çıktığı bir süreç. Oryantasyon nedir, amacı ve daha fazlası yazı dizimizde.
Oryantasyon nedir? Öne çıkan amaçları nelerdir?
Oryantasyon; yeni işe başlayan çalışanların heyecanını, bilinmezlikten kaynaklı kaygı ve endişelerini gidermeyi amaçlayan uygulama. Aynı zamanda bir rehberlik olarak da değerlendirmek mümkün. Yeni işe başlayan kişinin muhatap alınması veya aklındaki soruları gidermesini sağlayan muhatap bulması oryantasyon sürecinin en önemli özellikleri arasında.
Oryantasyonun öne çıkan amaçları şunlar:
- Çalışanın kuruma olan uyumunu hızlandırmak
- Çalışma süreciyle alakalı prosedürü öğretmek
- Çalışan değerini göstermek
- Çalışanı kurum kültürü hakkında bilgilendirmek
- Çalışanın aklına takılan soruları cevaplamak
Amaçları bakımından oryantasyon değerlendirildiğinde sürecin üç farklı bilgi aktarımına dayandırıldığını anlamak mümkün. İlki, çalışma rutin ve prosedürüne dair işleyiş hakkında yapılan bilgilendirmeyi kapsar. İkincisi, şirket hedef ve kültürüne dair açıklamaları içerir. Üçüncüsüyse çalışanlara sunulan imkanlarla ilgili brifinglerden oluşur.
Oryantasyon nasıl yapılır?
Oryantasyon sürecine yönelik işleyiş her kurum özelinde farklı senaryo ve faaliyetleri içerir. Özellikle kurumun yer aldığı sektör, oryantasyon sürecini doğrudan etkileyen bir faktör. Örneğin, bir santralde çalışmaya başlayacak mühendis için oryantasyon sürecinin önemi bir kısmını iş güvenliğiyle alakalı prosedürler kapsayabilir. Bununla birlikte pozisyon da oryantasyonla ilgili brifingi etkileyen bir diğer etken. Örneğin, kurum için kritik verilerin analizini üstlenecek kişinin veri hırsızlığına yönelik tedbirler hakkında bilgilendirilmesi oryantasyonun önemli bir parçasını oluşturur. Bu süreci farklı şekilde yönetmek mümkünse de hemen her oryantasyon sürecinde değişmeyen ilkeler şöyle:
Karşılama: İlk temas
Pozisyon özelindeki eğitimlerle ilgili sürecin planlaması insan kaynakları tarafından yapılırken aynı zamanda personelin karşılanması için de bir hazırlığın yapılması gerekir. Yeni çalışanın kurumla ilk teması söz konusu olacağından dolayı karşılamanın kurum açısından önemi büyük. Bu sürecin doğru yönetiminde uygulanması gerekenler şöyle:
- Personelin masasının hazır hale getirilmesine dikkat edilmesi gerekir. Masada iş için gereken ekipmanlarla birlikte hoş geldin paketi içerisinde bazı hediyeler yer alabilir.
- Personel kimlik kartı, kurumsal e-posta, telefon gibi işle alakalı gereksinimler hazır hale getirilebilir.
- Personel, arkadaşlarına tanıtılır ve şirket içerisinde gezdirilebilir.
Tanıtma: Yöneticilerle iletişim
Bu süreçte personel, yöneticilerle tanıştırılır. Firmalar, yöneticiyle personel arasındaki iletişimi artırmak amacıyla buna önem vermesi önemlidir. Aynı zamanda bu aşamada, şirket hedefleri ve amaçlarına yönelik yetkili kişiler tarafından personele bir dizi açıklamalar yapılır.
Departman: Kendi işi kendi alanı
Personel için en önemli aşamalardan biri de çalışacağı departmanla ilgili bilgilerdir. Bu süreçte çalışana hem kendi çalışacağı departmanla ilgili detaylı bilgiler verilir hem de kendi iş tanımıyla alakalı bilgilendirme yapılır. Ayrıca bu süreçte çalışma prosedür ve kurallarla ilgili bilinmesi gerekenler personelle paylaşılır.
Oryantasyon eğitimlerinde neler yer alır?
Genel anlamda oryantasyonda yer alan eğitimler şöyle:
- Çevrimiçi öğrenmeye dayalı programlar düzenlenir. Daha çok yazılım ve otomasyon becerileri gereken pozisyonlarda buna gerek duyulabilir.
- En sık yapılan oryantasyonlar arasında yeni işe başlayan kişiyle doğrudan yapılan birebir toplantılar. Bu toplantılarda pozisyonla ilgili bilgi alışverişi ve yapılması gerekenlerle ilgili faydalı tartışmalar yapılabilir.
- Yeni çalışana atanan bir mentor veya koç gibi hareket eden bir çalışan da diğer önemli bir oryantasyon uygulaması. Mentor, yeni çalışanın her sorusunu cevaplayabileceği birincil kaynak olarak takdim edilebilir.
- Yüz yüze grup eğitimleri sıklıkla uygulanan oryantasyon süreçlerinden biri. Özellikle ekip oluşturma, kurumsal iletişim becerilerini geliştirme, müşteri yönetimi gibi alanlara yönelik eğitimlerle yeni çalışanın kurum kültürüne adapte olmasına yardım edilir.
- Şirket tarihçesiyle alakalı bilgilendirme toplantıları yapılır. Bu şirketin hedeflerinin benimsenmesi ve kişinin şirkete bağlılığı açısından verilen eğitimler arasında yer alır.
Kurumsal firmalarda oryantasyon nasıldır?
Kurumsal işletmeler, insan kaynakları tarafından profesyonel bir şekilde organize edilen oryantasyon süreçlerine sahip. Özellikle çalışana verilmesi gereken eğitimlerin pozisyona göre önceden belirlenip planlanması aşamasında profesyonel hareket kabiliyeti oldukça önemlidir. Bu aşamada deneyimli bir insan kaynakları ekibi öne çıkarken ayrıca ekibin süreci kontrol etmesini kolaylaştıran otomasyonlar da destek alınan çözümler arasında.
Kurumsal işletmeler açısından oryantasyon, çalışan ihtiyacına göre takvime bölünürken çekirdek eğitimler her çalışana, mesleki eğitimlerse pozisyonun gereklerine göre değişkenlik gösterebilir. Ayrıca kurumsal işletmeler, çalışanın aidiyeti açısından hediyeler, çalışan hakları konusunda detaylı bilgilendirme gibi sosyal konulardaki eğitimlere önem veren bir yapıya sahip.
Temel niteliklere sahip oryantasyon ile aktarılanlar:
- Marka tarihi, değerleri ve misyon-vizyon gibi ilkeler
- Yöneticilerle ilgili bilgilendirme
- Şirket departmanları hakkında bilgilendirme
- Şirket çalışma prosedürleri
- Şirket hedef ve amaçları
Mesleki oryantasyon ile aktarılanlar:
- Tanıştırma toplantıları
- Kişinin işiyle alakalı araç, gereç ve ekipmanların kullanımıyla alakalı bilgilendirme
- Prim, terfi, ödüllendirmeyle alakalı bilgilendirme
- Oryantasyon sürecine yönelik değerlendirme toplantısı
Oryantasyonun faydaları nelerdir?
Oryantasyon programları hem çalışan hem de insan kaynakları bakımından çeşitli faydalara sahip. Özellikle hedefi çalışan performansını artırma ve çalışanın kuruma olan bağlılığını sağlama olan insan kaynakları, oryantasyon programı ile hedefine önemli ölçüde ulaşır. Bu sürecin getirdiği başlıca faydalar şöyle:
- Yeni çalışanın işine adaptasyonu hızlanır. Kısa sürede hedeflenen performans elde edilir.
- Çalışan aidiyeti önemli ölçüde sağlanır.
- Çalışana kendini güvende hissedebileceği bir ortam hazırlanır.
- Oryantasyon programının önemli bir parçası olan tanıtım toplantıları sayesinde yeni çalışanın ekibini, iş arkadaşlarını tanıması sağlanır. Bu durum yeni çalışanın kolayca iş birliği geliştirmesine yardımcı olur.
- Oryantasyon sırasında çalışan kapasitesine yönelik bir fikir sahibi olunur. Bu durum ileriye dönük performansla ilgili öngörü sahibi olunmasına yardımcı olur. Eksiklik belirlenir, buna yönelik eğitim programları planlanır.
Bunların yanı sıra oryantasyon programı, işyerindeki performansa da önemli ölçüde katkı sağlar. Bunda yeni çalışanın işyerine hızlıca adapte olmasını sağlayıcı eğitimleri verilmesinin payı büyüktür. Böylece uzun süre iş ve yetenek kaybı yaşanmadan yeni çalışanın markaya sağlaması gereken fayda elde edilir.
Dijital araçlar ile oryantasyon yönetimi
Oryantasyonun insan kaynağı yönetimi açısından sunduğu avantajlardan yararlanmak en temel hedeflerden biri. Bu anlamda oryantasyon programının profesyonel bir şekilde planlanması ve bu plana sadık kalınarak gereken eğitimin tamamlanmasına önem verilmesi şart. Programın oluşturulmasını sağlayan kaynak ve otomasyonlar, süreci planlamayı kolaylaştırırken eğitimlerin dijital alanda takip edilmesi aksamaların önüne geçilmesini sağlar. Ayrıca hızlıca değerlendirme, tamamlanan ve henüz yapılması planlanan eğitimlerin yetkili kişiler tarafından izlenmesi gibi avantajlarıyla sürecin daha şeffaf bir şekilde ilerlemesine katkı sunar.
Persono, Türkiye’ nin en kapsamlı dijital yetenek yönetim çözümüdür. İşe alım, Özlük, Performans, Çalışan Bağlılığı & İletişim, Eğitim & Gelişim, İzin ve Disiplin modülleri ile süreçlerinizi pratik bir şekilde yönetebilirsiniz. Persono’yu daha yakından tanımak ve ihtiyaçlarınıza çözüm bulmamız adına buradan sunum talebi oluşturabilirsiniz.
