Dijital Özlük Dosyası Nedir?
İş Yükünüzü Azaltın
Dijital özlük dosyası, işveren tarafından çalışanlara özel olarak düzenlenir ve bu dosyada personele ait bilgiler arşivlenir. Dosyanın dijital bir şekilde tutulması hem yönetimi hem de arşivlenmesi açısından avantaj sağlarken dosya içerisindeki bilgilere erişimi de kolaylaştırır. Ayrıca dijital özlük dosyasına erişim iznine sahip personel, istediği konumdan dosyaya ulaşma imkanına sahip olur. Bunun gibi birden fazla avantajıyla öne çıkan dijital özlük dosyası hakkında detaylar yazı dizimizde.
Özlük dosyası nedir?
Özlük dosyası, işveren tarafından çalışan adına düzenlenir ve ilgili kişinin kimlik bilgileri dahil olmak üzere işe giriş kapsamında talep edilen belgelerin yer aldığı bir dosyayı ifade eder. Ayrıca çalışma süreci boyunca çalışan ve işveren arasındaki her türlü muamele ve yazışmalar gibi çeşitli belgeleri de içerir. İnsan kaynakları tarafından güncellenen ve takip edilen belgelerin eksiksiz şekilde tutulması gerekir. Bu kapsamda ilgili departmanın özlük dosya yönetimini hatasız bir şekilde yönetmesi ve dosya kayıplarının önüne geçilmesi açısından dijital özlük dosyaları formatında verilerin güvenli şekilde arşivlenmesi mümkündür.
Özlük dosyasında yer alan bilgi, belge ve evrakların sayısı veya niteliği kurumdan kuruma değişkenlik arz edebilir. Genel olarak dosyalar içerisinde çalışanın kullandığı izinlere dair formlar, aldığı raporlar, disiplin cezaları, çalışanın işiyle alakalı hareketlerine yönelik bilgiler yer alabilir. Bununla birlikte dosyalar, çalışan ve işveren arasındaki sözleşme akdinin bir kanıtı olarak ön plandadır ve firmaları denetlemeye memur görevlerin talebi üzerine eksiksiz şekilde ibraz edilmesi zorunludur.
Özlük dosyasında hangi bilgilere ihtiyaç vardır? Nasıl hazırlanmalıdır?
Özlük dosyasında yer alan evraklar, kurum ile çalışan arasındaki etkileşimin bir özetini sunar. En temel evraklar arasında işe alım sürecinde talep edilen belgeler yer alır. Bunlar arasında çalışanın nüfus cüzdanından ikametgahına, sabıka kaydından diploma örneğine, vesikalık fotoğrafından erkek personelin askerlik durumuna kadar çeşitli belgeler yer alabilir. Kurumdan kuruma personelden talep edilen belgeler değişkenlik gösterir. Örneğin mesleki yeterlilik belgesi veya yabancı dili bildiğini gösteren evraklar bazı kurumlar tarafından özlük dosyasında tutulabilir. Ayrıca iş akdi feshedilen bir çalışana ait istifa dilekçesi, kıdem tazminat bordroları, SGK işten ayrılma bildirgeleri, haklı fesih sebebi gibi evraklar özlük dosyasında yer almalıdır.
Özlük dosyalarının hazırlanması kapsamında İş Kanunu ile çizilen herhangi bir özel format söz konusu değildir. İlgili kanun kapsamında her çalışana özel olarak tutulması gereken dosyanın gizliliğinin korunması ve güncel olması gerektiğine dair ibareler söz konusudur. Bu anlamda özlük dosyalarını düzenlerken yetkisiz kişilerden korunmasına önem verilmesine dikkat edilmesi gerekir. Bu anlamda özlük dosyalar, dijital ortamlarda saklanarak yetkisiz kişilerin ulaşımına kapatılabilir.
Kağıt özlük dosyalarının yönetilmesinde oluşan sorunlar
Kurumlarca personelin özlük dosyasını tutmak bazı durumlarda zorlaşır ve karmaşık iş süreçlerinden biri haline dönüşür. Üstelik bu sürecin yönetiminde harcanan zaman ve insan kaynağının verimsiz kullanımı nedeniyle zarar edilebilir. Bu süreçte en çok efor dosyanın açılmasına, güncellenmesine ve yönetimine harcanır. Özellikle çalışan sayısı fazla olan kurumlarda dosyaların yönetimi ve güvenli şekilde saklanması kritik problem haline dönüşebilir. Bu konuda kurumların karşılaştığı sorunların bazıları şöyle:
- Özlük dosyalarına erişim yetkilerinin belirlenememesi,
- Hatalı şekilde oluşturulan dosyalar,
- Çalışanlarla paylaşılması gereken evrakların dağıtımında yaşanan sorunlar,
- Eksik belgelerin tamamlanmasının geçilmesi veya tamamen ihmal edilmesi,
- ERP gibi uygulamalarla entegrasyon eksikliği,
- Eksik belgelerin takipten kaçması ve bunun ceza almaya sebebiyet vermesi,
- Marka ve kurum imajında oluşan zararlar,
Ayrıca birçok dosyanın arşivlenmesi için güvenli bir yerin temini ve bu yöndeki kırtasiye tipi kalemler de klasik özlük dosya yönetimini zorlaştıran dezavantajlar arasında. Bu yöndeki dezavantajları avantaja dönüştüren dijital özlük dosyası otomasyonları ile çok daha işlevsel ve efektif bir özlük dosya yönetimi söz konusu olabilir. Böylece insan kaynakları departmanındaki yük azalır ve çalışan performansına dönük çalışmalara daha fazla zaman ayrılabilir.
Dijital özlük dosyası nedir? Avantajları nelerdir?
Dijital özlük dosyası, personel yönetimine konu evrak ve belgelerin dijital ortama taşınmasını sağlayan otomasyonu ifade eder. Böylece resmi evraklar dışında kalan ve özlük dosyasının güncellenmesine sağlayan verilerin yönetimi çok daha hızlı ve verimli şekilde gerçekleşir. Üstelik sürecin dijitalleştirilmesi, özlük dosya güvenliğinin sağlanması noktasında da önemli bir avantaj sağlar. Bir personele ait hakedişler, aldığı raporlar ve özel durumların bir pencere üzerinden incelenmesi, personel yönetimindeki başarıyı artırır. Ayrıca özlük dosyası takibi ve varsa eksik belgelerle ilgili işlemlerin gecikmeden yapılması sağlanabilir. Çalışan kendi özlük dosyasına istediği zaman erişebilir ve izin gibi hak edişlerini takip edebilir.
Özlük dosyaları ne kadar süreyle saklanması gerekir?
Kurumların özlük dosyalarını saklama ile ilgili koşulları bilmesi ve bu yönde etkili insan kaynakları uzmanını bilgilendirilmesi oldukça önemlidir. Bu konuda 4857 İş Kanunu’nda bir süreye atıf yapılmasa da vergi uygulamaları kapsamında dosyanın en az 5 yıl saklanması gerekir. Ayrıca İş sağlığını ve güvenliğine ilgilendiren uygulamalarda özlük dosyasının arşivlenme süresi 15 yıldır.
Özlük dosyası oluşturmayan kurumlara ne kadar ceza uygulanır?
4857 İş Kanunu 75.maddesinde, kurumların özlük dosyası tutmakla ilgili mükellefiyetleri oldukça açık bir şekilde belirtilmiştir. İşverenin çalışanlarıyla ilgili özlük dosyasını hazırlamaması halinde veya ilgili kanunun 76.maddesindeki yönetmelik hükümlerine aykırılığı durumunda, tutulmayan veya eksik hazırlanan özlük dosyalarının her biri için 9 bin 303 lira idari para cezası ödemek zorunda kalabilir.
Özlük dosyasını kim hazırlar?
Çalışanlarla ilgili özlük haklarını ilgilendiren çalışmalar insan kaynakları departmanı tarafından takip edilir. Bu bakımdan özlük dosyasını hazırlama, güncelleme ve takibini yapmakla sorumlu insan kaynakları uzmanı, her yeni çalışandan gereken belgelerin temin edilmesini sağlamalıdır. Bu süreçte firma ve kurumun kendi formatına göre özlük dosyası hazırlanabilir. Verimli bir özlük dosyası yönetimi için dijital özlük dosyası çözümlerinden fayda sağlanabilir.
Özlük işleri kapsamına giren konular nelerdir?
Özlük dosyası hazırlama ve güncelleme noktasında dikkat edilecek en önemli detaylar çalışanın işe girişi, çalışma sürecindeki hakları, işten ayrılma sürecidir. Dolayısıyla özlük dosyası, iş akdinin başında hazırlanan ve sonrasında güncellenmeyen bir dosya formatına sahip değildir. Kurumda çalışmaya devam eden çalışanı ilgilendiren özlük haklarıyla ilgili gelişmelerin hepsi özlük dosyasında yer almalıdır.
Özlük dosyasında tutulması gereken belgelerin hukuki dayanağı nedir?
Özlük dosyasına ilişkin en önemli dayanak İş Kanunu’dur. Ayrıca Toplu İş ve Sosyal Güvenlik Mevzuatı da özlük dosyasında yer verilen belgelerin dayanağını oluşturan maddelere sahip. Bu bakımdan kurumlar eksiksiz bir şekilde özlük dosyalarını hazırlamak ve korumakla mükelleftir. Ayrıca yetkili mercilerin talep etmesi halinde özlük dosyasında yer alan belgeleri matbu olarak yetkili birime ulaştırmak zorundadır.
Persono, Türkiye’ nin en kapsamlı dijital yetenek yönetim çözümüdür. İşe alım, Özlük, Performans, Çalışan Bağlılığı & İletişim, Eğitim & Gelişim, İzin ve Disiplin modülleri ile süreçlerinizi pratik bir şekilde yönetebilirsiniz. Persono’yu daha yakından tanımak ve ihtiyaçlarınıza çözüm bulmamız adına buradan sunum talebi oluşturabilirsiniz.
