İnsan Kaynakları Süreçlerinde Dijitalleşme
Teknolojinin hayatımızı daha da çok etkilediği günümüzde, iş süreçlerinin yönetimi için kullanılan geleneksel yöntemler artık yetersiz kalmaktadır. İşletmelerde karmaşıklaşan iş süreçleri ancak teknoloji kullanılarak yönetilebilir hale geldi. Dijitalleşme tüm hayatımızı etkilediği gibi doğal olarak insan kaynakları süreçlerini de etkiliyor. Artık işletmelerin veri ve kaynak yönetimi dijital ortamda daha sistematik ve kolay erişilebilir durumda. Yeni neslin teknolojiyi yoğun bir şekilde kullanması ve işletmelerde çalışan sayısının artmasıyla, işletmelerin dijital dönüşümü daha da önem kazandı.
Peki nedir Dijital İnsan Kaynakları? En basit ifadeyle insan kaynakları departmanının yaptığı işlerin büyük bir kısmının dijital ortamlarda yürütülmesidir.
Dijitalleşme ile birlikte insan kaynakları süreçlerinde yer alan özellikle işe alım, performans yönetimi, yetenek yönetimi, çalışan bağlılığı ve İK analitiği alanlarında süreç iyileştirmeleri yaşanacağı öngörülüyor.
Ancak ne yazık ki ülkemizde insan kaynakları süreçlerinin büyük çoğunluğu hala eski uygulamalara sıkı sıkıya bağlı durumda yönetiliyor. Yapılan araştırmalar önümüzdeki yıllarda bu direncin kırılacağı yönünde. İnsan Kaynakları süreçlerinde teknoloji kullanımıyla ilgili olarak PwC’nin 2015 yılında globalde 650, Türkiye’de ise 56 işletmeden üst düzey yöneticinin katılımı ile yaptığı “İnsan Kaynakları Teknolojileri Araştırması” nın sonuçları, işletmelerin hangi seviyede dijital dönüşüme adapte olduğunu ortaya koyuyor. Özellikle bulut bilişim teknolojisinin dünyada kullanımı %68 iken, ülkemizde bu oran sadece %10. Ayrıca insan kaynakları süreçlerine mobil teknolojileri uyarlayan işletmelerin oranı dünyada %70 iken, ülkemizde bu oran %57 civarında. Önümüzdeki yıllarda bu oranların artacağını umuyoruz.
Özellikle bilgisayarların hesaplama güçlerinin artmasıyla, biriken verinin analiz edilerek anlamlı sonuçlar çıkarılması daha kolay hale geldi. Çalışan sayısının artması ve daha hızlı karar alınması ihtiyacı, veri analitiğini tüm süreçlerde önemli hale getirdi. Bu bağlamda insan kaynakları süreçlerinde de İK analitiği dediğimiz kavramın karar süreçlerinde daha büyük rol oynayacağı aşikar. İnsan kaynakları süreçlerinde önümüzdeki yıllarda öngörüsel analitik (predictive analytics) ve İK analitiği (people analytics) kavramlarını daha çok duyuyor olacağız. Bu yöntemlerle işletmeler, çalışanları ile ilgili sahip oldukları verileri analiz ederek daha anlamlı sonuçlar üretecek, verilerin yorumlanması ile geleceğe dair çıkarımlarda bulunarak karar alma ve planlama faaliyetlerini daha etkin kılabileceklerdir.
İşe alım süreçlerinde insan kaynakları çalışanları, adayların sosyal medya hesaplarını analiz ederek adayın kurum kültürüne uygun olup olmadıklarını ve kişilik profilini belirleyebiliyorlar. Uygun görülen adayların ölçme ve değerlendirme testlerini de online olarak gerçekleştiriyorlar. Böylece mülakat ve sonrası süreçler için daha isabetli adaylar bulunarak zaman ve maliyet tasarrufu sağlanabiliyor.
Özellikle Y kuşağının iş dünyasına dahil olmasıyla birlikte mevcut çalışanların işletmeye bağlılığının artırılması da oldukça önem kazandı. Teknolojiyi yoğun olarak kullanan Y kuşağı işletmeleri dijitalleşmeye zorluyor. Aceleci ve her şeyin hızla gelişmesini isteyen Y kuşağı çalışanları, işletmelerden kişiselleştirilmiş, hızlı dijital eğilimler bekliyor. Bir anlamda iş hayatında Y kuşağının hakimiyetinin artmasıyla işletmeler bu kuşağa ayak uydurmak zorunda kalıyorlar.
Süreçlerinin dijitalleşmesi ile birlikte performans değerlendirme, anket yönetimi, öneri yönetimi, kurum içi iletişim ve çalışan memnuniyeti faaliyetleri daha etkin bir şekilde ve online olarak yönetilmekte, böylece zaman ve maliyet tasarrufu sağlanmaktadır.
Yapay zeka ve robotik teknolojilerinin hayatımızda daha çok yer almasıyla birlikte insan kaynakları süreçlerinde işe alım, seçme yerleştirme, oryantasyon ve insan kaynaklarının rutin yaptığı diğer işler yapay zeka destekli dijital sistemlere devredilecek, böylece daha az işgücü ile hızlı ve daha etkin bir şekilde süreçleri yönetebileceğiz. Örneğin insan kaynaklarının oryantasyon sürecinde çalışana yapması gereken rutin bilgilendirmeleri veya işletme ile ilgili çalışanların merak ettiği soruların yanıtlanmasını insan kaynakları çalışanı yerine bir chatbot gerçekleştirebilir, böylece insan kaynakları çalışanları üzerindeki iş yükü azalır.
Performans değerlendirme, işletmelerde hem yöneticinin hem de çalışanın zaman ayırdığı bir diğer yoğun süreç. Yurtdışında yapılan bir araştırmada performans süreçlerinde 500 çalışanı olan bir işletmede yılda yaklaşık 3000 saatlik bir zaman kaybı yaşandığını gösteriyor. Bu rakam parasal olarak yılda yaklaşık 200 bin dolarlık bir maliyet oluşturuyor. Dijitalleşmenin gerçek faydası bu maliyetler azaltıldığında daha ölçülebilir olacaktır. Başka bir araştırma dijitalleşmenin insan kaynakları süreçlerinde iş yükünü yaklaşık %30 oranında azaltacağını öngörüyor. İşletmeler dijitalleşerek hem maliyetlerden tasarruf edebilir hem de süreçlerini daha verimli hale getirebilir. Bu bağlamda birlikte çalıştığımız işletmelerde özellikle performans değerlendirme süreçlerinde elde edilen kazanımları kolaylıkla gözlemleyebiliyoruz. Sahada yaptığımız dijitalleştirme çalışmalarından bir örnek verecek olursak, insan kaynakları süreçlerini dijitalleştiren 800 çalışana sahip bir işletmede performans değerlendirme hazırlık sürelerinde %50 ve değerlendirme toplam süresinde ise %60 oranında zaman tasarrufu sağlandı. İlave olarak insan kaynakları süreçlerinde iş yükünün hafifletilmesi ve kurum içi iletişimin artması gibi faydaları da sayabiliriz.
Özetle dijitalleşme her alanda olduğu gibi insan kaynakları alanında da üretkenliği artırıyor, işletmelerin kendi iş süreçlerini ve çalışanlarının yetkinliklerini yeniden sorgulamalarına sebep oluyor.
Kaan Penekli
