Polivalans Nedir? Polivalans Tablosu Nasıl Hazırlanır?

Günümüzde insan kaynakları daha fonksiyonel ve işlevsel vazifelere sahip: Personelin eğitimi, mutluluğu, gelişimi ve yetkinliği gibi her açıdan çalışanı değerlendirme ve sonucunda stratejik kararlara etki etme yeni insan kaynakları anlayışını yansıtır. Bu anlayışın uygulanması sürecinde birden fazla öne çıkan prosedür ve disiplinden söz etmek mümkün. Onlardan biri de polivalans: Polivalans nedir, sıkça kullanılan yetkinlik odaklı polivalans tablosu nasıl hazırlanır? Tüm detaylarıyla yazı dizimizde. 

Polivalans Nedir?

Polivalans, bir çalışanın yetkinliğini ölçmeyi hedefleyen bir anlayış. Polivalans tablosu da çalışan yetkinliğinin görselleştirilmesini sağlayan bir döküm. Genel olarak 4 üzerinden yapılan puanlama sistemine sahip. Tabloda, hem çalışanın yetkinlik puanına hem de bu yetkinlikte eksiklik varsa ulaşılması gereken hedef puana ilişkin veriler yer alır. Polivalans ile yetkinlik değerlendirme birbirine yardımcı ama tıpatıp benzer bir sistem değildir. 

Yetkinlik Değerlendirme ve Polivalans İlişkisi 

Yetkinlik değerlendirme, birden fazla beceriye odaklanan ve personelde olan veya olması beklenen yetkinliklere dair bir dökümdür. Polivalans ise, personeller arasındaki beceri ve yetkinlik farkını anlamanızı sağlayan bir analiz. Bunu yaparken de elbette yetkinlik değerlendirme ölçütlerini kullanmaktan başka bir seçenek yok. Ancak yetkinlik değerlendirmede, tek bir çalışana ilişkin yetkinlikle alakalı veriler yer alırken polivalans tablosunda çalışanlar arası veriler karşılaştırılmak üzere raporlanır. 

Aslında bunu, polivalans kelimesindeki polinin çokluğu, valansın da değerliliği ifade etmesinden anlamak mümkün. Bu sistem günümüz çalışma hayatında öne çıkan performansa dayalı değerlendirmenin en iyi yolunu sunar. Örneğin; bir yazılımcı, çok iyi kodlama performansı ile ön plandayken aynı pozisyondaki diğer elemanın yetkinliğini kanıtlamış yazılımcıya göre gelişimini sürdürmesi gerektiği polivalans ile anlaşılır. Ayrıca her iki yazılımcı arasında ücret adaletini sağlama konusunda da polivalans analiz ve tablolarından yararlanılabilir. 

Polivalans Analizi Nasıl Yapılır? 

Polivalans analizini yapmayı sağlayan verilere erişmek için öncelikle kurum içi çalışan performansını ve yetkinlik ölçütleri üzerinde bir çalışma yapılması gerekir. Buna ilişkin farklı yöntemler kullanılabilir ve çalışma sonrasında, polivalans tabloları ile çalışanlar veya pozisyonlar arasındaki yetkinlik dökümü elde edilebilir.

Analiz hedefleri: 

• İşgücü planlamasının yapılması
• İşe alım sürecine katkı sağlayan çıktılar sağlamak
• Yetkinlik ölçümü
• Performans değerlendirme 
• Performansa dayalı ücretlendirme 
• Personel eğitim ve yetkinlik gelişim planı çıkarma

Polivalans Analizinde Veri Toplama Yöntemleri Nelerdir?

Polivalans analizine katkı sağlayan yetkinlik denetimlerinde öne çıkan üç farklı yöntem var. Bunlar arasında anket, fokus grup ve gözlem ön planda. Bunlar birlikte de kullanılabilir. Veri toplama yöntemleriyle ilgili bilmeniz gerekenler şöyle: 

1. Anket: Önceden hazırlanan açık uçlu sorular, en sık başvurulan veri toplama yöntemi. Bu yöntemle her çalışana kolayca ulaşmak mümkün. Ayrıca maliyet açısından da avantajlıdır. 
2. Fokus gruplar: Şirket içi pozisyonlar için örnekleme dahil edilecek odak grupların seçimine dayalı bir veri toplama yöntemidir. Belirli sorular ile odak grupların iş hakkındaki bilgileri ölçülür. 
3. Gözlem: bu uygulama zihinsel faaliyete dayalı işlerde kullanılmayan sadece beden gücüne dayalı ölçümlere yardımcı bir veri toplama yöntemidir. 

Polivalans Yetkinlik/Beceri Tabloları Nasıl Hazırlanır? 

Yetkinlik; bir çalışanın bilgisinden tutumlarına, davranışlarından ekip içi uyumuna, becerilerinden performansına kadar birden fazla ölçütü kapsayan bir kavram. Polivalans analizi ve tablo oluşturmayı sağlayan süreçte yetkinlik değerlendirmeye yönelik çalışmanın bazı adımları şöyle: 

Polivalans yetkinlik tablosu öncesinde adımlar: 

1. Adım: Yetkinlik değerlendirme analiz projesi oluşturulur. Bu noktada üst yönetim ve insan kaynakları ekibiyle ana yetkinlik formlarının oluşturulması sağlanır. Ana yetkinlikler, pozisyon bazlı olmakla birlikte kurum kültürü açısından önem arz eden yetkinlikleri de içerir. Örneğin, astlarını geliştirmeye dönük geri bildirimlerde aktiflik. 
2. Adım: Her pozisyon için performansı iyi ve yeteneklerine güvenilen kişilerden gruplar oluşturulur. Fokus grup çalışması başlatılır. 
3. Adım: Fokus çalışmadan elde edilen verilerle yetkinlik modelleme oluşturulur. 
4. Adım: Model yöneticilere sunulur. Anket ile modelin doğrulanma safhasına geçilir. 
5. Adım: Yetkinliklerle ilgili kavramlar sözlüğü oluşturulur. 

Yetkinlik modelleme sonrasında yetkinlik performans değerlendirme süreci işletilir. Bu süreçte de uygulanması gereken bazı yöntemler var: Örneğin; sadece yönetici tarafından yapılan tek kaynaklı değerlendirme yöntemi tercih edilebilir. Ayrıca yetkinlik değerlendirmede son dönemde öne çıkan 360 derece değerlendirme ile çalışanın amirlerinden iş arkadaşlarına kadar daha kapsamlı değerlendirme çalışması tercih edilebilir. Bu değerlendirme sonrası toplanan veriler, yetkinlik değerlendirme matrisinde şöyle görselleşebilir. 

Proje uzmanı bir çalışan için 360 derece değerlendirme ölçütü ile yapılan yukarıdaki tablo verileri, polivalans için de kaynak değerleri ifade eder. Elbette tablodaki yetkinlikler ve değerlendirmeler örnek. Şirketlerdeki yetkinlik sınıfları ve ana yetkinlik formatları şirket özelinde değişkenlik gösterebilir. Bunları yetkinlik modelleme çalışmasında ortaya çıkarmanız gerekir. Örneğin yetkinlik sınıfı olarak fonksiyonel yetkinlikler veya idari yetkinlikler gibi farklı sınıflandırmalar ve ana yetkinlikler tanımlamanız mümkündür. Yetkinlik değerlendirmesi sonucunda elde edilen iki çalışan verilerinin polivalans tablosundaki karşılığı şöyledir: 

Çalışan-1: Yetkinlik tablosundaki örnek personeldir.

Polivalans’ın Çalışan ve Firma İçin Faydaları Nelerdir?

Her kurum, çalışan değerinin farkında. Bu nedenle kurumların yerleştirmeye çalıştığı bir kültür var: yaşam boyu öğrenim… Bu sayede güçlü kalabileceğine inanan kurumlar, personel politikalarını performans üzerine inşa ederken insan kaynağının gelişiminde kullanılacak kaynağın doğru ve verimli kullanımında sağlam verilere ulaşmak durumunda. Bu ise polivalans gibi disiplinlerin şirket içi performans çalışmalarında aktif kullanımıyla mümkün. Buna önem veren firmaların sağladığı avantajlar şöyle: 

Firmalar için öne çıkan avantajlar…

• Güçlü insan kaynakları stratejisi ve bu yöndeki bütçenin verimli kullanımı
• Performansa dayalı iletişim, terfi, ödüllendirme ve ücretlendirme ile adaletin gözetimi
• Düşük performansa neden olan tıkanma noktalarını tespit edip çözüme ulaşmak
• Kurumun eğitim ihtiyacını belirlemek
• Rekabetten ve yeniliklerden kopmamak

Personel için öne çıkan faydaları…

• Kariyer gelişiminde veriye dayalı bilgi kaynağına sahip olmak
• Kurum tarafından yönlendirilen eğitimlerle gelişimini sürdürmek
• Başarısızlık halinde çok hızlı bir şekilde toparlanmaya yardımcı olacak çözümlere kurum aracılığıyla ulaşmak
• Ödüllendirme ve terfi gibi konularda kuruma güven duymak

Dijital Polivalans ile Hızlı ve Verimli Performans Çıktıları 

Yetkinlik değerlendirme ve polivalans analizlerini geleneksel yöntemlerle planlamak, kurum için oldukça zaman kaybettirici çalışmaya dönüşmesine neden olabilir. Özellikle şirket çalışan sayısı büyüdükçe analizleri yönetmek ve elde edilen verileri raporlamak çok daha zor. Ayrıca analiz sonuçlarından elde edilen verilerin güvenilirliği de zedelenebilir. Bu noktada kurumların işini kolaylaştıran bulut tabanlı insan kaynakları sistemlerinden yararlanmanın önemli avantajları var. Pratiklik, zaman kazanımı, sürekli performans takibi ile her çalışma dönemine yayılan gerçek zamanlı bir analiz avantajı. Dijital polivalans ile şirket içi performansı sürekli takip ederek en ufak dalgalanmalar hakkında bilgi sahibi olabilir, daha hızlı müdahale planları hazırlayabilirsiniz. 

---

 

Persono, Türkiye’ nin en kapsamlı dijital yetenek yönetim çözümüdür. İşe alım, Özlük, Performans, Çalışan Bağlılığı & İletişim, Eğitim & Gelişim, İzin ve Disiplin modülleri ile süreçlerinizi pratik bir şekilde yönetebilirsiniz. Persono’yu daha yakından tanımak ve ihtiyaçlarınıza çözüm bulmamız adına buradan sunum talebi oluşturabilirsiniz.