Geri Bildirim Vermenin Önemi

Kurumsal iletişimin kapsamı alanına giren şirket içi iletişim kültüründe geri bildirim tesis edilmesine yönelik her otomasyon ve faaliyet takdirle karşılanması gereken bir konu. Çünkü geleneksel iletişim modelinde geri bildirimin olmadığı düz ve çizgisel iletişime bilerek veya bilmeden uyan her kurum açısından kritik bilgi akışının sağlıklı şekilde işlemesi mümkün değil. Bu nedenle basit ve net bir şirket içi iletişim kuralı var: İş sürecine dahil olan personele geri bildirim kanallarını sonuna kadar açmak. Peki bu neden önemli? Geri bildirim nedir ve daha fazlası yazı dizimizde. 

Geri Bildirim Nedir?

Geri bildirim, çok yönlü veri akışını kapsayan bir deneyim. Asttan üste, üstten asta veya müşteriden personele yönelik gerçekleşen bilgi ve veri akışını içeren bir modele sahip. Elbette geri bildirimi yararlı hale getiren mekanizma, karşılıklı etkileşimin şirket açısından avantajlı bir çıktıya dönüştürülmesi ile doğrudan alakalıdır. Aksi durumda müşteriden elde edilen bir veri, şirket içi iş süreçlerine katkı sağlamaz. Bu durum kurum açısından geri bildirim mekanizmasının sağlıklı işlemediğini gösteren bir işaret olabilir. 

Etkin Geri Bildirim Nasıl Verilir? 

Temel olarak geri bildirimin özünde iyileştirme ve teşvik var. Bu sayede şirket içi çalışan performansı çok daha verimli hale gelirken tüm iş süreçlerinin işleyişi daha sağlıklı bir noktaya doğru sürekli şekilde gelişir. Dolayısıyla geribildirim, sadece bir ekip liderinin üyelerine karşı performansa yönelik koçluğundan oluşan bir döngüde şekillenmez. Aynı zamanda personeli iş süreçlerinin gelişiminde aktif olmaya davet eder, onun fikirlerini rahatça ifade etmesini sağlayan bir zeminde fayda sağlar. Bunu destekleyici beş önemli temel çerçeve var: 

Zamanlama: Geri bildirim için en iyi zamanlama, olayın gerçekleştiği veya olayın sıcaklığının soğumadığı zaman aralığıdır. Geri bildirim yapılması gereken zamanı aşırı ertelemek değerlendirme sürecini olumsuz etkiler. 

İletişimsel: Geri bildirimin yazılı olmasından ziyade yüz yüze gerçekleşmesi daha fazla netlik ve etkileşim açısından önemlidir. 

Yapıcılık: Geri bildirimde yapıcılık esastır ve gelişimi destekleyici mesajlara sahip olması gerekir. 

Özelleştirme: Geri bildirim, hangi konuda iyi ve hangi konuda zayıf olduğuna dair bilgi akışı sağlar. Dolayısıyla hedefe özgü şekilde güçlü ve zayıf yanların ortaya çıkarılmasında etkili olmalıdır. 

Detaylandırma: Geri bildirimin detaylandırılması halinde güçlü ve zayıf yanlarla ilgili çok daha fazla bilgiye sahip olunur. Bu da geri bildirimle alakalı daha net iyileştirmeye dönük eylemin doğru şekilde yapılmasını sağlar. 

Geri Bildirim Teknikleri

Kurumlarda ön plana çıkan birden fazla geri bildirim modelinden söz etmek mümkün. Öne çıkan teknikler şöyle: 

• 360 derece geri bildirim: Tüm çalışma ekiplerinin dahil olduğu geri bildirim mekanizmasını kapsar. Hedef, geliştirilmesi gereken becerilerin anlaşılması ve güçlü yönler üzerinde inşa edilmesi gereken çalışma sürecinin gözden geçirilmesidir. Bu geri bildirim ağına liderler, ekip üyeleri ve ekip üyelerindeki tüm çalışanlar aktif şekilde dahil edilir. 
• Yapıcı eleştiri formatı: Geri bildirimin en sık uygulanan formatlarından birini kapsar. Burada, hem olumlu hem de olumsuz geri bildirim ön plana çıkar. Sürekli olumsuz geri bildirimlerin yıpratıcı etkisi yerine olumlu yönlere de sık sık atıf yapılır. Böylece güçlü yanlarla çalışan motive edilir, zayıf yönlerle de gelişimine yapıcı bir etki sağlanır. 
• Koçluk: Kurumlarda en çok kullanılan bir diğer geri bildirim modelidir. Hedef, geri bildirimi teşvik ederek bu yöndeki becerileri geliştirmek. Ayrıca İşbirliği esasına dayalı bir çalışma modeli oluşturmak. 
• Değerlendirme: Puanlama esasına dayanan ve gelişimi sayısal bir puan üzerinden takip etmeye dayalı geri bildirim modelidir. Bu noktada kurum performansını değerlendirmeye dönük puanlama sistemin hem liderler hem de çalışanlar açısından iki ayrı şekilde puanlaması yapılır. Kuruma özgü konularda yapılan puanlamaya göre güçlü ve zayıf yönler sayısal olarak takip edilir. 

Geri Bildirim Örnekleri

Geri bildirim örneklerini üç farklı şekilde sınıflamak mümkün: Olumlu, yapıcı ve olumsuz. Bunların hepsi bir amaca yöneliktir. Örneğin, olumlu geri bildirimde amaç gerçekleşen bir hedefi tekrarlamaya teşvik iken yapıcı geri bildirimde ekip içi iletişimin geliştirilmesi ön plana çıkabilir. 

• Olumlu geri bildirim örneği 

Hedefe tekrarlamaya teşvik edici geri bildirim: “Satış kotası hedefine ulaşmak büyük bir başarıdır! Tüm sıkı çalışmanız ve özveriniz sayesinde %10 büyüdük. Tebrikler ve ekibimizin hedeflerine bu katkınız için ödülünüz var. ” 

• Yapıcı geri bildirim örneği

Ekip içi iletişimi geliştirme: “Projenin gelişimine olan katkınızı takdir ediyorum. Daha fazla bir araya gelerek projede geçirilen süreye neden olan eksiklikleri tespit etmemiz gerekiyor. Böylece bu projenin çok daha fazla uzamadan neticelendirilmesini sağlayabiliriz.”

• Olumsuz geri bildirim örneği

Ekip içindeki krizi yönetme: “Hepimiz burada ortak bir hedef için çalışıyoruz. Bu hedefe nasıl gidileceği konusunda çok farklı fikirlere sahip olabiliriz. Açıkçası bu problem değil. Ancak bunun dünkü toplantıda gerginliğe ve huzursuzluğa yol açtığını hepimiz gördük. İşbirliğine aykırı durumlara neden olan noktaları açıkça konuşmak gerekiyor. Bunun için bir görüşme yapmalıyız.”

Geri Bildirim Hataları

Geri bildirimin mekanizması ve şirket içerisindeki açık iletişim modeli sağlıklı olsa da bazı durumlarda zarar verici bir hale dönüşmesi mümkün. Örneğin, geri bildirim yapıcı bir eleştirel araç olmaktan çıkıp kişisel saldırıya dönüşebilir. Buna geri bildirimlerin yargılayıcı şekilde yapılması da eklenebilir. Dolayısıyla geri bildirimden kastın iş süreçlerinin iyileştirilmesi, çalışan performansının artırılmasına dönük net ve manipülatif olmayan bilgileri kapsaması gerektiğinin kurum çalışanları tarafından anlaşılması gerekir. 

Bu bakımdan öne çıkan geri bildirim hataları şöyle: 

• Geri bildirimin herhangi bir iş süreciyle alakalı olmaması ve şirkete faydalı bir eyleme dönüştürülebilecek veriden uzak olması
• Karşı tarafı daha iyiye yönlendirmeyi sağlayan mesajı içermemesi
• Objektiflikten uzak, veriye veya gözleme değil – örn: hibrit modelde çalışanların işe gereken önemi vermeyeceği- ön yargılara dayalı bir şekilde sunulması 
• Değerlendirmeye açık olmayan bir konuda geri bildirim yapılması
• Çalışanın özel hayatına veya karakterine dönük geri bildirimler 

Etkin Geri Bildirim Vermenin Önemi

Etkin geri bildirim mekanizmasını kullanma konusunda başarılı kurumlar tüm iş süreçlerindeki eksiklikleri veya güçlü yanları yönetebilir. Bu sahip oldukları insan kaynağını doğru kullanmakla da ilgili bir durum. Dolayısıyla geri bildirim mekanizmasıyla çalışan performansını ölçme, çalışan yeteneklerini geliştirme konusunda önemli verilere sahip olmak mümkün. Bu konuda geri bildirimin sağladığı faydalar: 

1. Çalışanları yönlendirme: Çalışanlar üzerinde yönlendirme yapmanızı sağlayıcı performans göstergelerini tanımlamanızı sağlar. Bu tanımlar üzerinden çalışanların hedefleri gerçekleştirme konusunda teşvik edilebilir. 
2. Motive etme: Motive olan ekip daha fazla kuruma bağlılık gösterir. Güçlü ve zayıf yönlerinin farkında olmasını sağlayan mekanizma sürekli şekilde kendisini geliştiren insan kaynağına sahip olmanızı destekler. 
3. Bireysel verimliliği artırır: Geri bildirimler sayesinde bir çalışan kendisinden nelerin beklendiğini daha iyi anlar ve kavrar. Sınırları net, hedefi ve amacı daha iyi belirlenmiş çalışanlardan oluşan ekip içi performans yükselir. 
4. Katılımcı çalışan profili gelişir: Geri bildirimin doğasında karşılıklı etkileşim var. Dolayısıyla çalışanların iş süreçlerine dahil edilmesi markanın, işin ve kurum değerlerinin daha fazla benimsenmesine yardımcı olur. Böylece çalışanlar, daha fazla iş süreçlerine katılır ve sorumluluk almaya istekli hale gelir. 

Dijital Geri Bildirim Araçları ile Anlık Geri Bildirim

Geri bildirim sürecini yönetmeye dönük otomasyonlar sayesinde çok daha etkili bir geri bildirim modelini şirket içerisinde işletmek mümkün. Bunun için geri bildirimin temel ilkelerine uygun özelliklere sahip dijital çözümler ön planda. Dijital çözümler, anlık olarak geri bildirim mekanizmasının işleyişini kolaylaştırır. Üstelik buna tüm çalışanları dahil eder. Böylece kurum içi iletişim ve geri bildirim çok daha hızlı ve etkili şekilde çalışır. 

 

Persono, Türkiye’ nin en kapsamlı dijital yetenek yönetim çözümüdür. İşe alım, Özlük, Performans, Çalışan Bağlılığı & İletişim, Eğitim & Gelişim, İzin ve Disiplin modülleri ile süreçlerinizi pratik bir şekilde yönetebilirsiniz. Persono’yu daha yakından tanımak ve ihtiyaçlarınıza çözüm bulmamız adına buradan sunum talebi oluşturabilirsiniz.