Bordro Nedir? e-Bordronun Sağladığı Avantajlar
Bordro ve İşletmeler
Bordro, insan kaynakları tarafından çalışanlar için düzenlenen değerli belgeler arasında. Belge hem çalışan hem de işveren açısından değerli olduğundan dolayı düzenleme sürecinden dağıtımına kadar her aşamanın sorunsuz şekilde yönetimi önemlidir. Özellikle büyük çaplı işletmelerde bordro düzenleme daha fazla mesai harcanan bir konu. Ayrıca işletme kapasitesi arttıkça hata yapma olasılığı da yükselebilir. Bu konudaki süreci daha yönetilebilir kılmayı hedefleyen işletmeler açısından dijital otomasyonla öne çıkan bir çözüm. Peki bunun faydaları neler? Bordro ile alakalı detaylar yazı dizimizde.
Bordro nedir?
Bordro, çalışma yükümlülüğünü yerine getiren işçi için ortaya çıkan ücret ve yan hakların verildiğini gösteren resmi nitelikli bir belgedir. Belgede ücret dökümleriyle birlikte vergiler veya tüm kesintilerin yer alması kanuni bir zorunluluk. Bu bakımdan bordroya ilişkin hem 4857 İş Kanunu hem de 5510 Sosyal Sigortalar Kanunu’nda yer alan yükümlülüklere dikkat edilmesi önem ifade eden bir konu. Ayrıca bordro düzenlemeye ilişkin esaslar Vergi Usul Kanunu’nda da yer alır.
4857 İşçi Kanunu’na göre bordroda yer alması gerekenler:
- Çalışanın isim bilgileri
- Ödemenin yapıldığı gün ve dönem
- Asli ücretin haricindeki eklemeler: mesai, bayram ve tatil dönemindeki ücretler…
- Kesintiler: vergi, sigorta primi, nafaka veya icra gibi…
- İşveren imzası
5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’na göre bordroda olması gerekenler:
- İşyerine ait sicil numarası
- Bordronun ait olduğu ay
- Sigortalının isim bilgileri
- Sigortalı kişiye ait sosyal güvenlik sicil numarası
- Sigortalı ücreti
- Ödeme yapılan ücret miktarı
- Ücret alımının gerçekleştiğine dair sigortalı kişi tarafından atılan imza
Bordroya ilişkin önemli bilgilere yer veren 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, bordroyu fatura yerine geçen değerli belgeler arasında gösterir. Bu durum işverenin işçilikle ilgili giderini ispat etmesi açısından bordroyu önemli bir belge durumuna getirir. Ayrıca ilgili Kanun bordroya ilişkin düzenleyici maddelerinde işçi imzasıyla birlikte işveren veya yetkili müdür imzasına, ek olarak bordroyu düzenleyen çalışanın imzasına yer verilmesi gerektiğini bildirir. Aynı zamanda 213 sayılı Kanun’da şunlar da bordroya ilişkin esaslar arasında:
- Hizmet verenin ücretini aldığına dair imzası
- Varsa vergi karnesi tarihi ve numarası
- Birim ücret dökümü
- Çalışma süresi
- Ücret üzerinden ortaya çıkan vergi tutarları
Bordro neden çalışanlarla paylaşılır?
Bordro, işveren ve çalışan arasındaki uyuşmazlıkların mahkemeye taşınması halinde en önemli kanıt olarak mahkemeye sunulan belgedir. Bu bakımdan işveren, çalışanla anlaştığı ücret üzerinden oluşan hak ve kayıpları gösteren ücret pusulasını (bordro) düzenlemek durumdadır. Bu durum İş Kanunu 37. maddesinde “emredici” hüküm olarak şu şekilde yer alır: “İşveren işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula (bordro) vermek zorundadır.”
Aynı zamanda söz konusu maddede bordroya ilişkin bazı noktalara da temas edilir. Örneğin, mesai ve tatil gibi dönemlerde çalışanın asıl ücretine eklenmesi gereken tutara ücret pusulasında yer vermek kanunen zorunludur. Böylece hem işveren hem de çalışan arasında ücret ve kazanılan hak ödemelerine yönelik güvensizlik yaratan durumlar söz konusu olmaz. Bu durum firmaların şeffaf bir şekilde çalışması anlamına da gelir. Örneğin, bir çalışma dönemi içerisinde fazla mesai yapan işçi, mesai ücretinin asli ücretine ek olarak ödendiğini maaş hesabında görebilir. Ancak bunun ücret pusulasında yer alıp almadığını kontrol etmek, aynı şekilde işverenin de mesai ödemesini yaptığına dair ücret pusulasını çalışana imzalatmaya dikkat etmesi gerekir.
Bordro paylaşılmadığında ne olur?
Bordro, her ay düzenlenmek ve işçiye imzalatılmak durumunda. Bu konuda yetkilendirilen insan kaynakları gerekeni yapmadığı durumlarda İş Kanunu’nda yer alan 102/b maddesi devreye girer. İlgili maddeye dayanarak ücret pusulası düzenlemeyen kurumlara para cezası uygulanabilir. Söz konusu maddede yaptırım bordro düzenlemeye ilişkin gibi gözükse de asıl olarak bunun çalışana verilmesini kapsar. Çünkü aylık bordro düzenlendiğini kanıtlayan durum çalışan tarafından verilen imzadır. Dolayısıyla uyuşmazlıklarda önemli bir belge niteliği ifade eden bordronun düzenlenip ıslak imzalı şekilde işçiye verilmesi gerekir. Bu yapılmadığı zaman işletmeye düzenlemediği her pusula için 1145 TL para cezası söz konusu olabilir.
e-Bordro nedir?
e-Bordro, çalışan ücretine yönelik detayları içeren bordronun veya İK belgelerinin dijital ortamda çalışanlara ulaştırılmasını sağlayan otomasyon sistemleridir. Bunlar, yasal geçerliliğe sahip olacak şekilde çalışır ve geleneksel şekilde İK tarafından verilen bordrolardan herhangi bir farkı söz konusu değildir.
e-Bordro işleri nasıl kolaylaştırır?
Bordro, yoğun iş yükü ve mesai harcanan bir alan. Bu nedenle İK tarafında bordro düzenlerken kaybedilen zaman ve harcanan enerji önemli bir sorun. Ayrıca bir nevi evrak işine yoğun enerji sarf edilmesi, işletme için İK departmanının önemi düşünülünce kabul edilebilir bir durum değil. Bunu aşmanın yolu sürecin daha hızlı şekilde yönetilmesini sağlayan otomasyonlardan yararlanmak. Böylece insan kaynakları önemli avantajlar elde edebilir. İşte onlardan bazıları…
- İşgücü kaybı önlenir. Ayrıca kırtasiye giderleri azalır. Bu konuda en önemli tasarruf zamandır.
- Yukarıda bordroya ilişkin esaslara yer veren kanunlardaki sorumluluklar firma tarafından kolayca yerine getirilir.
- Bordroların teker teker veya toplu halde gönderimine imkan tanır. Çalışanlara bordrolarını göndermek iki dakikadan daha kısa sürebilir.
- Etkin bordro yönetimi çalışanın işletmeye olan güvenini artırır.
- İnsan kaynakları, daha fazla çalışan motivasyonu üzerine yoğunlaşır.
e-Bordronun TÜBİTAK zaman damgası ile paylaşımı nasıl olur?
Bordo, yasal bir belge ve bunun dijitalleşmesi halinde yasal geçerliliğini koruması oldukça önemlidir. Bu aşamada devreye 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’ na uygun çalışan İK otomasyonları girebilir. Bu sistemler, TÜBİTAK zaman damgasına sahip şekilde çalışır ve SMS/OTP kimlik doğrulama sistemiyle entegre haldedir.
Dijital İK uygulamalarındaki e-bordro çalışma prensibi kısaca şöyledir: Çalışanlara ait bordrolar PDF formatında İK yazılımına yüklenir. Kurum dilediği zaman toplu olarak bordroları paylaşır. Bu aşamada her bordroya zaman damgalı olarak kurum onayı eklenir. Süreç başlatıldığında her çalışanın mobil cihazına bildirim veya telefonuna SMS olarak bilgilendirme yapılır. Çalışan mobil cihazı veya bilgisayar üzerinden bordrolarını görüntüleyip zaman damgalı olarak onay verebilir. İmzalı e-bordrolar güvenli sunucularında arşivlenir.
